Työn häiriöiden analyysi

Toimitustyö on täynnä erilaisia häiriöitä ja tiedonkulun katkoksia. Niitä pidetään usein väistämättömänä osana monimutkaista työprosessia tai sitten kehitellään erilaisia korjauskonsepteja, ns. kikka kolmosia. Tönäistään PC:tä, käynnistetään laitteet uudestaan, etsitään kuvia tai juttua eri servereiltä jne. Syvään huokaisten koodataan friikun tai oman toimittajan tekstit uudelleen.

Usein häiriöihin sopeudutaan niin, ettei niitä edes huomata, vaan ne ovat osa normaalia arkea. Eräässä aikakauslehdessä taittajat tottuivat käymään kahvilla tai tupakalla kun valmiiden sivujen lataaminen lähtökuntoon saattoi kestää 45 minuutta. Paikallislehdessä puolestaan  aineistot valmistuivat taittoon aivan liian myöhään ja taittaja sai uurastaa läpi yön. Taittohuoneessa oli sohva lyhyitä nokosia varten.

Häiriönä voi pitää mitä tahansa poikkeamaa tavoitellusta työnkulusta, epäselvyyttä tavoitteista, tiedonkulun katkosta tai tietokoneen tai teknologian tuottamia ongelma.

Häiriöitä voisi kuitenkin ajatella kehitysmahdollisuuksina, sillä pienistä, mutta jatkuvasti toistuvista häiriöistä  voi vuoden mittaan kertyä useamman henkilön vuoden työpanosta vastaavia aikasyöppöjä.

 Häiriöitä voi ryhtyä jäljittämään aivan yksinkertaisesti pitämällä ruutupaperilla kirjaa esim. kahden viikon ajan erilaisista häiriötilanteista, niiden syistä ja seurauksista. Kirjaan täytyy muistaa merkitä myös varsinaisen työajan ulkopuolella tehdyt työt, vastatut puhelut tai sähköpostit.

Toinen tapa on kirjata valmiille lomakkeelle, häiriöpäiväkirjaan tai iltaraporttiin, päivän aikana sattuneet pulmatilanteet.

 

Pelkkä häiriöiden kirjaaminen ei kuitenkaan riitä, tarvitaan myös korjausehdotuksia sekä häiriöraporttien systemaattista käsittelyä.  Olisi suotavaa ainakin kerran kuussa käsitellä esimiesten kanssa analyysi havaitusta häiriöistä,  niiden kustannusvaikutuksesta sekä kehittämisehdotuksista. Häiriöt olisi syytä laittaa tärkeysjärjestykseen ja suunnitella miten niitä aiotaan poistaa, miten, missä aikataulussa ja kuka niiden poistamisesta vastaa. Seuraavassa palaverissa voidaan taas ottaa uusia asioita kehitettäväksi ja seurata miten aiemmat kehittämispäätökset ovat toteutuneet. 

Parhaiten häiriöistä saa kiinni kun työtä havainnoidaan.  Taulukko on esimerkki opiskelijan harjoitustyönä tekemästä AD:n työn seurannasta aikakauslehdessä. Pahimmillaan toimitussihteerin 7,5 tunnin työpäivään on mahtunut lähes sata erilaista tapahtumaa.

Peruslomake häiriöiden kirjaamiseen.

Peruslomake häiriöiden kirjaamiseen.

Jokainen päivä voi olla tiedostonsa, mutta häiriöt voidaan myös kirjata samaan dokumenttiin aikajärjestyksessä niin että uusin on ensimmäisenä. Voit myös pyytää työkaveria havainnoimaan yhden päivän omaa työtäsi, sillä itse ei ehdi kaikkia tapahtumia kirjata.

Esimerkki häiriölomakkeesta

Esimerkki häiriölomakkeesta

Esimerkki Kalevan häiriöpäiväkirjan ensimmäisestä versiosta, joka painottui aluksi teknisiin ongelmiin lehtiyhteistyön tiivistyessä

Esimerkki Kalevan häiriöpäiväkirjan ensimmäisestä versiosta, joka painottui aluksi teknisiin ongelmiin lehtiyhteistyön tiivistyessä

Esimerkki Kalevan nykyisin käytössä olevasta häiriöpäiväkirjasta, jossa arvioitiin sisältö ja työprosessin sujumista

Esimerkki Kalevan nykyisin käytössä olevasta häiriöpäiväkirjasta, jossa arvioitiin sisältö ja työprosessin sujumista.

Häiriöistä ja niiden syistä tehtiin Kalevassa yhteenvetoja. Niiden pohjalta toteutettiin muutoksia työprosesseissa ja suunnittelussa. Näin häiriöiden määrä puolittui nopeasti.

Häiriöistä ja niiden syistä tehtiin Kalevassa yhteenvetoja. Niiden pohjalta toteutettiin muutoksia työprosesseissa ja suunnittelussa. Näin häiriöiden määrä puolittui nopeasti.

Häiriöanalyysit pitäisi selkeästi antaa tietyn esimiehen vastuulle,  mutta kaikkien pitäisi osallistua häiriöiden kirjaamiseen. Järkevää olisi kirjata häiriöt ja niiden ratkaisut yhteen dokumenttiin, sisäiseen intraan, jossa kaikki voivat nähdä mitä on tapahtumassa. Häiriöiden ratkaisemisessa kannattaa tietysti olla joustava ja jos joku keksii jonkun työtä helpottavan nopean keinon, vaikkapa toimitusjärjestelmän käytöstä,  se kannattaa tiedottaa heti koko porukalle.

Häiriöt kannattaa luokitella tärkeysjärjestykseen ja niiden ratkaisuprosessia pitäisi seurata esimerkiksi kuukauden välein seurantakirjan avulla. Seurantakirjaan kerätään myös kehittämisideoita usein toistuviin ongelmiin.

Häiriöanalyysi saattaa aluksi tuntua liian byrokraattiselta, mutta kun alkuvaiheen pahimmat häiriöryppäät saadaan perattua ihmiset huomaavat myös toiminnan hyödyn omassa työssään. Se kuitenkin edellyttää, että yrityksessä panostetaan myös häiriöiden ratkaisemiseen eikä vain kirjaamiseen.

hairioanalyysi copy

Häiriöt pitäisi kirjata ja ratkaista systemaattisesti. Siinä auttaa seurantakirja, johon kootaan ongelmatyyppejä ja niiden vaikutuksia. Sovitut toimenpiteet kirjataan toimenpidematriisiin, jossa tärkeää on kirjata vastuuhenkilö ja aikataulu. Esimiehet vastaavat, että häiriöihin puututaan ja niiden korjaustoimista informoidaan myös toimitusta säännöllisesti. Muuten motivaatio häiriöpäiväkirjojen pitämiseen heikkenee.

Merja Helle, mediakonseptien kehittämisen asiantuntija
Ota yhteyttä: merja.helle@mediakonsepti.fi

 

merja_150

Merja Helle

Mediakonseptien kehittämisen asiantuntija
merja.helle@mediakonsepti.fi
LinkedIn 
Blogi

maija_150

Maija Töyry

Mediakonseptien ja aikakauslehtityön asiantuntija
maija.toyry@mediakonsepti.fi
LinkedIn
Facebook

aurora1

Aurora Airaskorpi

HARRIH_MCRG1-150x150

Harri Heikkilä

Graafisen suunnittelun ja käytettävyyden asiantuntija
Hanna_Weselius

Hanna Weselius

Valokuvan ja kuvatyöprosessien asiantuntija
hanna.weselius@aalto.fi
LinkedIn 
Blogi 

riitta_mediakonsepti_fi

Riittä Perälä

Lukijasuhteiden asiantuntija
riitta.perala@aalto.fi
LinkedIn