Työprosessien mallintaminen

Työprosessit ja työtehtävät on syytä tarkistaa aina kun tehdään muutoksia mediakonsepteihin. Vakiintunut työtapa saattaakin olla aikansa elänyt ja tuottaa turhia häiriötä tai hidastaa työprosesseja. 

Toimituksen jäsenten käsitykset saattavat vaihdella paljon esimerkiksi siitä, kuka osallistuu mihinkin työvaiheeseen ja kenellä on päätösvalta jutun siirtämisessä eteenpäin vaiheesta toiseen, esimerkiksi editoinnista taittoon. Esimerkiksi visuaalisen työn muutokset ovat olleet suuria aikakauslehtien työprosesseissa. Aiemmin työprosessin viimeiseksi vaiheeksi sijoittunut taittotyö alkaa yhä useammassa toimituksessa visuaalisena suunnitteluna jo juttujen ideointivaiheessa.

Työprosessien mallintamiseen voi käyttää apuna työprosessikaaviota, jonka pohjan voi tehdä excelissä tai word-taulukkona. Yläriville vaakatasoon nimetään kaikki lehden ja yksittäisen jutun toteuttamisen työvaiheet. Eri työvaiheiden nimeäminen ja erottaminen toisistaan voi vaatia paljon keskustelua. Suunnittelu, juttukohtainen alkuideointi, idean jalostaminen sekä juttutyön ohjeistaminen toimittajalle ja valokuvaajalle voidaan kaikki erottaa omiksi työvaiheikseen. Niistä voi käyttää myös yleisnimitystä juttusuunnittelu. Täsmällinen työvaiheiden nimeäminen ja pohdinta kannattaa etenkin silloin, kun toimitus miettii työnjakoa eri työvaiheissa.

Pystysarakkeeseen vasempaan reunaan listataan kaikki ihmiset/työnkuvat jotka osallistuvat lehden sisällön suunnitteluun ja tuottamiseen, myös freelancerit. Kaavioon merkitään nuolilla miten juttu kulkee prosessissa ja tähdellä vaihe, jossa joku on valtuutettu siirtämään jutun seuraavalle portaalle, esimerkiksi toimittaja siirtää jutun uutistuottajalle tai päätoimittaja hyväksyy ja siirtää kansikuvan AD:lle.

Suunnittelevaa ja editoivaa työtapaa noudattavan toimituksen ja yksilötyötä korostavan toimituksen työprosessit eroavat paljon toisistaan. Yksilötyötä korostavassa toimituksessa juttu etenee suoraviivaisesti työvaiheesta toiseen ja henkilöltä toiselle. Työ ei juuri liiku prosessissa taaksepäin. Se ei siis yleensä palaa edelliseen työvaiheeseen, esimerkiksi editoijan ja toimittajan keskustelun jälkeen takaisin kirjoittamisvaiheeseen. Suunnittelevassa ja editoivassa toimitustyössä tekeillä olevan jutun paluu työvaiheesta edelliseen ja henkilöltä toiselle kuuluu työprosessiin. Se ei merkitse virhettä tai epäonnistumista. 

Lataa työprosessikaavio

Merja Helle, mediakonseptien kehittämisen asiantuntija
Ota yhteyttä: merja.helle@mediakonsepti.fi

LUE: Kehitysvuoropuhelu

Kehitysvuoropuhelu sopii erityisesti tilanteisiin, jossa työ, sen tekemisen ehdot ja tavat ovat muuroksessa. Osallistujat arvioivat omaa työtään, työtapojaan, toimintamahdollisuuksiaan sekä niiden muuttamisen mahdollisuuksia kolmen hengen ryhmissä kolmen tapaamisen aikana. Valitsemiensa kehittämistehtävien avulla he pyrkivät ylittämään nykyisen työtavan ja työnjaon ongelmia ja löytämään yhteisiä kehittämisen kohteita.

Kehitysvuoropuhelumenetelmä lähtee siitä, että työntekijöiden ammatilliset valmiudet kaipaavat jatkuvaa kehittämistä. Toiseksi jokaisen työntekijän on opittava ottamaan vastuuta nykyistä laajemmin. Ongelmiin on puututtava ennen kuin ’asiat menevät pieleen’. Vastuuta ongelmista ei saa sysätä työtovereille, esimiehille ja johdolle, vaan olisi kysyttävä ’mitä minä voin tehdä tämän ongelman ratkaisemiseksi ja sen toistumisen estämiseksi’.

Valmiudet toimia työyhteisön jäsenenä kaipaavat myös parantamista. Tarvitaan perinteisen työnjaon ylittävää yhteistyötä, oli kysymys sitten työryhmistä, tiimeistä tai projekteista. Ihmissuhdetaidot ja kyky työskennellä vaihtuvissa ryhmissä ovat yhtä tärkeitä kuin perinteinen yksilöllinen ammattitaito. Jokaisen työntekijän on opittava ottamaan vastuuta nykyistä laajemmin. Ongelmiin on puututtava ennen kuin ’asiat menevät pieleen’. Vastuuta ongelmista ei saa sysätä työtovereille, esimiehille ja johdolle, vaan olisi kysyttävä ’mitä minä voin tehdä tämän ongelman ratkaisemiseksi ja sen toistumisen estämiseksi’.

Kehitysvuoropuhelussa muodostetaan työyhteisön jäsenistä kolmen hengen ryhmiä, joissa he tietyn haastattelupatterin avullla vuorotellen puhuttavat toisiaan ja pyrkivät dialogisesti reflektoimaan omaa työtään ja työyhteisöään. Ryhmät voidaan myös muodostaa organisaation sisäisen työnjaon ylittäen tai eri organisaatioiden ihmisiä yhdistäen.

Kehitysvuoropuhelu on strukturoitu menetelmä, joka kostuu kolmesta kehittämistehtävän rakentamisvaiheesta. Työtoimintaa arvioidaan kolmesta eri näkökulmasta:

1. työn kohde ja toiminta (työn tavoite, sisältö ja työvälineet)
2. sosiaalinen organisaatio (työnjako, johtaminen, auktoriteetti, vastuun ottaminen)
3. yksilön toiminnan henkilökohtainen puoli (henkilöhistoria, psykologiset tavat toimia)

Merja Helle, mediakonseptien kehittämisen asiantuntija
Ota yhteyttä: merja.helle@aalto.fi

Lue lisää: 
Merja Helle: Yksilötyöstä työyhteisön kehittämiseen – kehitysvuoropuhelu ”Paikallislehdessä”

merja_150

Merja Helle

Mediakonseptien kehittämisen asiantuntija
merja.helle@mediakonsepti.fi
LinkedIn 
Blogi

maija_150

Maija Töyry

Mediakonseptien ja aikakauslehtityön asiantuntija
maija.toyry@mediakonsepti.fi
LinkedIn
Facebook

aurora1

Aurora Airaskorpi

HARRIH_MCRG1-150x150

Harri Heikkilä

Graafisen suunnittelun ja käytettävyyden asiantuntija
Hanna_Weselius

Hanna Weselius

Valokuvan ja kuvatyöprosessien asiantuntija
hanna.weselius@aalto.fi
LinkedIn 
Blogi 

riitta_mediakonsepti_fi

Riittä Perälä

Lukijasuhteiden asiantuntija
riitta.perala@aalto.fi
LinkedIn